基于云计算的协同办公解决方案需求分析

基于云计算的协同办公解决方案需求分析
需求概述
随着新技术的不断出现和应用,现代企业所面临的竞争也越来越大。利用n手段提升企业核心竞争力,已成为所以企业的共同选择。但是对于大多数中小企业而言,在实 施信息系统时却往往心有余而力不足。由于没有足够的n预算,我国很多中小企业没有能力实施现代化的协同办公系统,很多情况还是用手工或半人工的方式。这些企业渴望 能有一个廉价的,易于扩展的又能满足业务需求的现代化协同办公方案。如何占领这么大的一个潜在市场,对于各个协同办公解决方案即是机遇又是挑战。

 

功能性需求分析

互联网的应用已经深刻地影响到了企业营运的各个方面,传统的文档管理,协同工作等功能已无法满足客户的需求,现代化的企业希望能应用最新的n技术来提升办公效率。这些新的需求主要表现在以下几个方面:

1、实现全景化的办公。所谓全景办公,就是只有能够连接互联网,就可以随时随地办公。用户可能通过PC,笔记本电脑,平板电脑,甚至智能手机访问协同系统。

2、实现全信息覆盖。基于云计算的协同办公解决方案应该是一个整合平台,在这个平台可以将其它业务系统的信息统一起来,比如人事系统、客户关系管理、财务系统等,这样不但可以解决企业内部的信息孤岛现象,这些信息也可以被更好地利用。

3、一站式服务。使用B/S构架,可以为用户提供一个统一的系统访问入口,也就是单点登录,用户只需要登陆一次,就能访问其他各个不同的应用系统。

4、大协同。所谓大协同,是指将企业现有的各个应用系统中的数据、信息统一整合到一个平台之上,相互分享和利用。作为用户,可但可以随时掌握需要的信息,还能从整合后的数据中挖掘出新有,有价值的信息。

 

结合以上的需求分析,从系统设计角度来看,基于云计算协同办公解决方案应该据有以下的主要功能点:
第一,管理和维护基础数据。协同办公方案的基础数据包括了个人信息,计划管理数据,円期的类型、文档的模板等等。正确而灵活地配置基础数据对于以后事务协同管理起着非常重要的作用。

第二,工作任务管理。用户可管理自己的各种任务,如发布和分享文档,安排会议,工作流程等。

第三,个人事务管理。这个功能可以为使用者提供计划管理,R程安排,个人信息及文档维护等个人事务的管理。

第四,用户管理。基于角色,将不同用户分配指定的权限,使其可以执行允许的工作任务。另外还可以对用户的行为进行跟踪、统计。

 

第一,从系统的管理层面来看,应该能够包括以下功能:

A.系统应该提供实时监控功能,管理员可以第一时间发现问题,随时了解系统运行状态。管理和维护所有的用户信息并确保数据的安全性。可针对每个租用客户的系统,进行单独管理,包括系统扩展,备份,恢复等。
B.系统应该允许每个租用系统的企业自己管理自己的应用。企业内部的管理员也可以监控自己系统中的流程及数据,并且确保这些数据不可能被别人访问。同时高可扩展性也是适应客户不断变化的需求的一个重要条件。
第二,在用户交互界面的设计上,系统应该具有以下几个功能:

A.访问系统的权限管理,不同的用户可以访问的模块是不同的;

B.用户界面中的标志,布局等应该可以定制化。

C.用户界面上可以定制如何与其它应用集成。
第三,在业务逻辑和服务层面,对于每个租用应用的客户来说,主要的功能应该包含:
A.能够为每个客户定制不同的流程,包括不同的数据结构,业务规则,流程结构

B.能够严格将不同企业之间的流程完全隔离,相互不能访问。
第四,对于信息及数据的管理,主要应该包含以下功能:

A.对于系统资源,如存储空间,配置文件等的分配、隔离以及访问控制。

B.能够提供灵活的资源调度与分配,以满足用户规模动态变化的需求。

C.能够确保不同用户生成的业务数据的访问控制。
从以上的功能点可以发现,基于云计算的协同办公解决方案的系统设计涉及到从底层资源使用到应用层面的访问控制的各个层面。而用户的需求又是各种各样的,这对系统设计和 发人员提出了很高的要求。

第五,工作计划管理。允许管理者角色制定工作计划,并分享给相关人员,以便能 够协同完成任务。
第六,文档管理。包括各类电子化文档的管理,包括了文档的版本管理,分发管理,访问权限管理等。

第七,会议管理。作为协同工作的一个重要沟通手段,会议管理是十分重要的,这 功能主要可以实现会议的发起,准备,记录,查询等功能。

第八,任务管理。可以管理包括个人的任务,由他人发起的需要协同完成的任务等。
非功能性需求分析
一个好的应用系统,除了有能够满足用户需求的功能之外,还应该有完善的非功能性需求,对于基于云计算的协同办公解决方案,其非功能性需求应该包含以下的主要内容:
系统的可用性,可靠性以及稳定性。

云计算应用平台的一个特点是,所有的用户都运行在一个统一的硬件平台之上,所以整个平台的可靠性和稳定性就会变得十分重要。一H平台出现问题,影响到的不是某几个用户,而是所有的用户。从这个角度说,云计算平台的可靠性要求要远远高于传统的应用平台。
第二,系统性能。包括快速响应能力,可扩展性和 维护性。

云计算的一大优势在于,它可以将硬件资源整合在一起,这样就大大提高了系统的执行效率和资源利用率,单位成本也就更低。但另一方面,由于云计算平台是面向多用户的,所以信息处理量会很大,在设计时应该考虑到最大的并发作业对于系统资源的要求。相对于传统的服务器布署方式,云计算平台更加易于扩展的能力,但是也需要考虑如何与其它系统之间的接口。另外,系统维护和升级管理也应该充分考虑。
第三,系统安全性。

由于基于云计算的协同办公方案是面向多用户的,所有用户的数据都存放同一个平台上,因此应该有一套确保整个平台数据安全的措施。另一方面,各个不同用户之间的数据应该有完全独立,访问权限的控制要十分严格,用户只能访问有权限使用的功能和数据,确保访问安全性。

第四,用户界面设计。

对于用户交互界面的设计,不但要实用,美观,操作人性化,还应该提供用户自定义的可能性。

第五,系统约束条件及风险控制。
在使用系统的过程中难免有出错,数据输入环节应该有合理的规则及约束条件,对于不符合规则和条件的数据,不能输入并给出提示。另外,在设计时应该考虑到使用过 中可能出现的风险点,提前防范。
系统平台的管理需求分析

基于云汁算平台的协同办公解决方案,从系统的角度考虑,应该满足以下的要求:

第一,从系统的管理层面来看,应该能够包括以下功能:

A.系统应该提供实时监控功能,管理员可以第一时间发现问题,随时了解系统运行状态。管理和维护所有的用户信息并确保数据的安全性。可针对每个租用客户的系统,进行单独管理,包括系统扩展,备份,恢复等。

B.系统应该允许每个租用系统的企业自己管理自己的应用。企业内部的管理员也可以监控自己系统中的流程及数据,并且确保这些数据不可能被别人访问。同时高可扩展性也是适应客户不断变化的需求的一个重要条件。
第二,在用户交互界面的设计上,系统应该具有以下几个功能:
A.访问系统的权限管理,不同的用户可以访问的模块是不同的;

B.用户界面中的标志,布局等应该可以定制化。

C.用户界面上可以定制如何与其它应用集成。

第三,在业务逻辑和服务层面,对于每个租用应用的客户来说,主要的功能应该包含:
A.能够为每个客户定制不同的流程,包括不同的数据结构,业务规则,流程结构
B.能够严格将不同企业之间的流程完全隔离,相互不能访问。
第四,对于信息及数据的管理,主要应该包含以下功能:
A.对于系统资源,如存储空间,配置文件等的分配、隔离以及访问控制。

B.能够提供灵活的资源调度与分配,以满足用户规模动态变化的需求。
C.能够确保不同用户生成的业务数据的访问控制。

从以上的功能点可以发现,基于云计算的协同办公解决方案的系统设计涉及到从底层资源使用到应用层面的访问控制的各个层面。而用户的需求又是各种各样的,这对系统设计和 发人员提出了很高的要求。