企业信息化的关键成功因素

 企业信息化不仅是一个庞大而复杂的系统工程，而且也有其自身的战略目标，大企业信息化的战略目标，企业必须分析影响企业信息化目标的关键成功因素。所谓关键成功因素，是指实现目标必须进行的事项或活动。本文在分析国内外企业的案例基础上，并结合实践，提出了企业信息化的关键成功因素和企业在实施过程中应树立的几个正确观念。

    一、企业信息化的关键成功因素

    1．制定一个良好的企业信息化战略计划
    企业信息化是伴随着企业的整体活动的全过程，并且贯穿于企业的生命周期。由于企业的发展阶段不同和所处环境变化，企业在不同时期的发展目标是不同的，企业信息化必须围绕企业不同时期的发展目标，制定相应的企业信息化的战略规划。

    2．提高认识、领导重视、全员参与
    一方面，企业信息化会涉及到企业组织结构、管理方式和业务流程的变化，更加使得企业业务活动和管理活动透明化，这必然会引起企业管理人员的权力转移和重新调整以及利益再分配。例如，IT技术的应用和信息系统的建立，使组织结构呈“扁平化”趋势，管理人员，尤其是中层管理人员将面临职责和岗位的调整问题，这必然会引起这部分人员的抵制情绪，这就需要企业高层管理当局，特别是第一把手高度重视，并积极支持和参与企业信息化的实施。动员全体员工参与企业信息化建设；另一方面，企业信息化也离不开全体员工的参与和支持，这是因为企业信息化本身也是一个人机系统。人既是企业信息化的建设者，又是企业信息化的最大受益者。

    3．坚持提高企业价值和竞争力的恰当投入
    对于企业来说，提高企业价值和市场竞争力是企业追求的目标，目标的实现是需付出代价（投入），企业信息化也不例外。企业信息化投入与一般工程项目投入不同，具有持久性，而非一次性投入之特点。在每次投入前，需对前阶段的产出做分析，判断其是否实现目标或有利于提高企业价值和竞争能力。追求企业价值和竞争能力的提高是企业信息化的根本。

    4．保证IT应用／IS开发与组织结构、管理模式、业务流程等变迁并举
    在二十世纪80年代中期之前，西方国家在企业信息系统开发建设过程中，由于受“技术至上主义”的影响，强调技术因素，忽视非技术因素，其结果导致相当数量的企业信息系统和信息技术应用的失败或效益低下。国内外的大量实践表明，企业信息化必须与企业的管理体制、组织结构、管理模式、业务流程等方面的变革同步进行。否则，企业信息化成功将会受到影响和制约。

    5．信息技术和业务目标的匹配、结合
    信息技术是手段，应服务于企业目标，目标不明确，宁可缓上或不上。

    6．业务流程的可重复性和可规范性
    人搞不清的事，计算机也不会搞得清，人搞得清楚的事，若不规范，计算机也不会搞得清，所以如果业务流程不稳定、不规范或者重复性很差，信息技术应用的风险就很大，效果自然就不会好。

    7．适用技术方案的选择
    企业实施信息化建设，存在很大的技术风险：如IT技术更新快，无形资产消耗大；异构系统的无缝连接出现的问题；新技术的补稳定；对技术发展方向的补确定；内部技术人员掌握新技术能力的高低不一等等。谨慎选择技术方案是规避风险的有效措施。

    二、树立企业信息化的正确观念

    在全球经济一体化发展及经济形态由工业经济向知识经济发展的趋势下，在我国社会主义市场经济不断发展和完善的背景下，人们已愈来愈认识到信息在社会和经济发展中的作用，不论个人还是各类企业要想在竞争激烈的市场经济中立于不败之地，就必须重视信息资源的开发和利用，并使之转化为效益。自1998年初以来，我国各级政府、各部委以及各类企业都相继推出并实施了围绕国民经济和社会发展信息化的信息工程项目，这种趋势必将随着经济和社会的进一步发展而不断发展。但是，面对这种发展趋势，我们尤其是企业的高级管理人员要对企业信息化有足够的认识，对企业信息化的开展，树立正确的观念，只有这样，企业信息化才能真正发挥其应有的作用。

    1．企业信息化的前提是企业的信息意识
    所谓信息意识，就是人们对社会信息现象的能动反映。由于社会信息现象的多样性，信息意识也表现出多样性，主要包括：信息需求意识、信息作用意识、信息质量意识、信息服务意识、信息开发意识、信息竞争意识、信息效益意识、信息社会化意识、信息创新意识、信息技术现代化意识等。企业信息意识就是与实现企业目标相联系的全体员工的信息意识水平的总和。它是企业作为一个整体对各种社会信息现象的能动反映。信息意识影响了企业和个人对信息的需求，这种信息需求具有主观能动性和目的动机性；影响了信息需求的准确表达，支配了信息需求者的行为；也决定了信息利用的效果。在现实社会中，存在大量的信息都具有满足人们信息要求的价值，但是，这种满足不是自动的，而是取决于信息主体（信息的接受者）的信息意识水平。企业信息意识水平的差异会导致信息开发利用效果的差异。因此，企业信息意识水平不仅是企业信息化的前提，而且也在一定程度上反映了企业信息化程度。

    2．企业信息化是一个不断推进的过程，而不仅仅是若干具体信息工程项目
    企业信息化是一个贯穿于企业经营周期的动态过程，它始于企业的成立，终于企业的消灭。在企业经营周期中，企业需面对市场竞争环境和社会信息现象，不断作出能动反映，也就是不断提高企业信息意识水平，企业信息意识水平的不断提高，也就意味着企业对信息需求量的不断扩大和对信息开发利用技术现代化等需求的不断增强。若企业不能及时对不断变化的市场环境作出能动反映，则企业就不可能在市场环境中立于不败之地。因此，企业信息化不是企业阶段性的工作，也不是单纯若干具体信息工程项目。

    3．企业信息化是企业的运行机制、管理模式等与信息技术（手段）的有机结合
    一方面，信息资源是企业管理系统的重要资源，也是企业管理工作的基础。随着竞争日趋激烈，企业不仅需要及时的、准确的信息，而且也需要快速处理大量的信息。因此，就需要运用现代信息技术管理企业的信息资源，实现管理技术的电脑化。另一方面，企业信息化的目的不仅在干企业的市场营销、技术创新和科学管理系统彼此协调和高效的运作，实现企业目标；而且也在于企业的科学管理系统的有效和高效。企业的科学管理系统是由一系列的管理思想、管理组织、管理方法、管理技术、管理方式等构件组成的有机的统一体。实践中，许多企业往往偏重硬建设、忽视软建设（信息资源开发、管理改进、制度创新等），结果导致企业信息化资源的浪费。例如，有某集团公司总部投入150万元建立了信息管理网络，主要实现总部与下属10余个实体公司（子公司）有关统计报表信息的传递功能以及各职能部门之间的信息共享功能，开发者按开发技术要求完成并通过试运行和验收。但是，在系统运行的同时，实体公司定期报送的统计报表仍按集团总部原来的管理办法以传统的书面形式（一式多份）分别报送至集团总部各有关职能部门。这种落后的管理法和体制与先进的技术手段的脱节、不协调，影响了网络功效的发挥，久而久之，影响了集团管理当局和企业员工开展企业信息化的积极性。因此，企业信息化是企业的运行机制、管理模式等与信息技术（手段）的有机结合。

    4．企业信息化既要投入，又要效益
    企业信息化是一个复杂的系统工程，如同其它工程一样，也需要投入。企业信息化的投入具有多阶段持续投入和多方位投入等特点。所谓多阶段持续投入是指随着企业信息化的进程而不断的投入，而非一次性投入；多方位投入则是指企业信息化的各要素的投入，其中包括软硬件平台、日常管理、运转维护、信息管理、管理评估及业务流程重组咨询等，这种投入对企业来说，则表现为成本和费用。实践表明：企业信息化的这种投入结构会随着信息化的不断深化而变化的，例如：信息管理的成本随着信息需求量的增加而增加；软硬件平台的建设成本会随着技术的不断进步而相对减少；信息开发利用的成本也会随着开发利用的复杂性和深层次性而增加。据国外资料分析，一股企业信息化的成本构成大致为资源成本（软硬件构架、数据库软件等）占总成本的20％、日常管理成本占42％、用户运行维护成本占26％、评估咨询成本占12％。因此，企业信息化必须要有投入，并且要持续的和多方位的投入。但是，我们在强调企业信息化投入的同时，也必须更注重企业信息化的效益。追求效益是企业信息化的目标，企业信息化应使企业在市场上能够赢得或保持竞争优势，更加充分地利用现有资源把企业各项业务有效地展开。企业信息化的效益可分为直接效益和间接效益二种。直接效益表现为：降低材料成本、降低库存量和成本、降低人工费用、增加经营收入、缩短业务处理或服务周期等，据资料反映：在美国运用MIS不仅使企业提高了生产率，加快了资金周转周期，从而可以获利10％；而在日本利用MIS后，企业实现压缩库存6％，节约工资20％，加快业务处理速度275％。间接效益则表现为向企业领导提供及时准确的管理、财务、计划和人事等方面的决策依据：增强企业对环境变化的反应能力和适应能力；减少决策的失误和事故；提高企业的技术创新能力和水平，不断提高产品质量和性能；提高企业的综合管理水平，缩短生产和服务周期，提高服务效率等。然而，企业信息化效益的产生不仅仅取决于投入的多少，而更取决于与信息化相适应的企业管理体制、管理思想、管理模式以及组织结构的调整和全体员工尤其管理人员素质的提高。俗话说：“三分技术，七分管理”，从目前国内企业信息化产生效益来看，我国的企业信息化效益普遍较低的原因在很大程度上是企业管理体系的落后和不适应所致。

    5．企业信息化不仅仅是IT部门或IT人员的业务内容，也是企业全体员工共同参与的业务内容
    企业信息化是为了实现企业发展目标，运用现代信息技术（手段），对企业各类资源加以优化配置而建立起来的人、信息、网络相互协调的环境过程，在这种环境中，全体员工是信息的需求者，也是信息的供应者。员工的实践活动本身就是一种主观能动的表现，是信息的发源地，因此，企业信息化是一种企业员工共同参与的企业活动。既然信息化是全体员工共同参与的企业工作，就须对企业员工提出基本要求：1．员工须树立信息意识，转变观念，即变独占信息为共享信息；变不动信息为流动信息；变表层信息为深层信息：变伸手信息为提供信息。只有这样，才能体现信息的价值。2．员工须掌握信息收集、加工、处理、分析、传输等技能。在市场竞争日趋激烈的今天和所谓“信息爆炸”的时代里，员工的这一技能显得尤为重要，可以这样说：员工的信息化技能是人们打开知识和信息时代大门的金钥匙，企业信息化是企业在市场经济和信息时代下生存和发展的基本保证。企业的IT部门或IT专业人员是推动企业信息化不可缺少的中坚力量。他们不仅是企业信息化的信息技术方案制定者和实施者，而且也是企业信息化的宣传者。正如前面所述，企业信息化是信息技术和管理体系的有机统一，因此，作为IT人员尤其CIO更是企业信息化的技术方案与管理方案的协调者。要发挥协调者的作用，IT人员同样也需要增强企业管理方面的知识和能力，熟悉和分析企业各部门的业务范围和业务流程，判断是否存在瓶颈问题、空位问题、错位问题、重叠问题以及阻塞问题等，在此基础上提出改进并辅助企业管理体系的企业信息化技术方案。综上所述，企业信息化是IT部门及IT专业人员与企业中其它部门及人员共同参与的企业行为和结果。

    6．企业信息化不等同于企业的信息基础设施（信息传输平台）
    企业的信息基础设施（信息传输平台、信息网络）建设和企业信息资源开发利用是企业信息化的两项基本任务。有了企业的信息资源，可使信息网络得到充分利用，发挥网络应有的作用，反过来，有了企业的信息基础设施，则可以使信息资源广泛共享和充分利用。企业信息基础设施建设和企业信息资源开发利用互为发展条件，必须协调发展，才能发挥企业信息化的功效。从目前我国开展企业信息化的实践来看，我们更要加强企业信息资源开发利用工作，更要加强管理体系的创新并使之与现代信息技术有机结合和运用。如果我们的企业热衷于企业的信息基础设施建设，而不注重信息资源开发利用以及管理体系的创新，则企业信息化将步入歧途。